财务档案管理制度

财务档案管理制度

一、引言

为了加强公司财务档案的科学管理，确保会计档案的安全、完整、准确和有效，特制定本财务档案管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司财务部档案的管理，包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等。

三、管理职责

财务部负责财务档案的整理、编号、调阅、借阅等工作，对财务会计档案的安全、完整、保密负责。对于应当入库保管的资料，应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义及范围

1. 财务档案定义：会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

2. 会计档案范围：包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他与会计核算相关的资料。

（一）会计凭证：包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表等。

（二）会计账簿：包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账等。

（三）会计报表：包括主要财务报表、月季度会计报表等。还包括经济合同等与会计核算紧密相关的资料。

五、会计档案的装订和保管

1. 装订前的准备：分类整理凭证，检查日数、编号是否齐全，摘除金属物，整理检查凭证顺序号等。

2. 装订要求：缩小装订部位，保证凭证及其附件的显露面，便于事后查阅。封面使用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于凭证。装订要牢固、美观。

3. 保管要求：会计档案室应选在干燥防水的地方，远离易燃品堆放地，并配备防火器材。档案应放在专用铁皮档案柜里，按顺序码放整齐。会计档案室内要保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。要确保会计档案的安全保密，防止信息泄露。

六、调阅与借阅

1. 调阅流程：需要调阅财务档案的人员，需填写调阅申请单，经上级领导批准后方可调阅。

2. 借阅规定：如需借阅财务档案，需办理借阅手续，登记借阅时间、借阅人、借阅事由等，并确保按期归还。未办理手续或未经批准，不得擅自翻阅、复制或摘抄档案资料。涉密档案须严格执行保密规定。财务部应定期对借阅的档案进行催收，防止丢失或损坏。对于丢失或损坏的档案，应按照相关规定进行处理和赔偿。对于电子档案的借阅和使用也应遵守相应的安全规定和要求。通过以上的财务档案管理制度的制定和实施可以有效地加强公司财务档案的管理水平提高档案的利用率确保公司的财务信息安全和完整从而为公司的稳定发展提供有力的支持。", "七、罚则

对于未按照本制度执行的行为或导致财务档案丢失、损坏的行为，将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于口头警告、书面警告、罚款、解雇等。如造成重大损失或泄露公司机密，将依法追究相关责任人的法律责任。

八、附则

本制度自发布之日起执行。如有未尽事宜或与新颁布的法律法规相抵触的，以新规定为准。本制度的解释权归公司财务部所有。"}财务档案管理制度主要包括以下几个方面：引言与目的阐明制度的建立是为了加强公司财务档案的科学管理以确保会计档案的完整和安全有效；确定适用范围为适用于公司财务部档案管理；明确管理职责由财务部负责财务档案的整理编号调阅借阅等工作并对财务会计档案的安全完整保密负责；定义财务档案及其范围包括会计凭证会计账簿会计报表以及其他会计核算资料等；详细规定会计档案的装订和保管要求确保档案的完整性和安全性；制定调阅与借阅流程规定借阅者的资格和借阅程序以及涉密档案的保密要求；设立罚则对违反制度的行为进行处罚；最后附则部分说明制度的执行时间解释权等问题以维护制度的权威性和有效性促进公司财务管理的规范化系统化从而为公司的发展提供有力支持同时符合相关法律法规的要求以保障公司的合法权益和经济安全。总的来说该制度旨在提高公司财务管理的效率确保财务信息的准确性和完整性推动公司的健康稳定发展。（会计档案室）犹如财务的私密书房，为了保障其内的珍贵资料安全，它被设计成充满光亮并具备良好的通风条件，确保了室内的空气流通。适当的空间布局与通道设计，让查阅者能够轻松检索到所需的档案。在会计档案室中，更是细节考虑周到，设有归档登记簿、档案目录登记簿以及档案借阅记簿等，旨在防止档案的损坏、丢失和泄露。对于会计电算化档案的管理更是采取了防盗、防磁等多重安全措施，确保数据的完整与安全。

（关于档案保管期限）方面，各类会计档案的存放时间均被详细规定。原始凭证、记账凭证等关键文件需保存15年之久，银行存款余额调节表与银行对账单则保存5年。而对于现金和银行存款日记账等核心账目，更是要求永久保存。固定资产卡片及清单在报废清理后仍需保留5年。月、季度会计报表以及年度会计报表等均需妥善保存，以供未来参考与审计。销毁会计档案时更要慎重，经严格鉴定和报批程序后，方可进行销毁。未了结的债权债务的原始凭证应单独存放，直至债权债务结清为止。销毁过程中需有档案部门和财务部门的共同监督，确保销毁过程透明化。销毁后应写出书面报告备案。此外会计档案保管期限及分类管理是单位重要的基础管理工作之一，也是单位管理决策的重要依据之一。因此必须高度重视会计档案的保管工作。

（关于会计档案的借阅）方面，单位内部人员借阅档案时，需遵守严格的借阅制度。原则上会计档案不得借出本单位，如有特殊需要须经单位领导批准。外部人员借阅时则需持有单位正式介绍信并经领导批准。借阅人需填写借阅登记簿并遵守相关规定。对于借阅人而言应爱护档案避免损坏或标记以保持档案的完整性为后续利用者提供准确的参考信息。

除了上述内容外，【财务档案管理制度】还与许多其他相关话题有关如班组档案管理制度、小企业的财务管理制度以及中学财务档案的管理等。这些制度不仅关乎企业的财务管理效率更关乎企业的长远发展因此必须得到足够的重视和执行。同时随着电子档案的普及和管理需求的提升加强电子档案的管理与利用也显得尤为重要和紧迫以确保电子档案的安全性和可靠性从而为企业的决策提供有力支持。